Alles over procesautomatisering en systeemintegratie

Wat is procesautomatisering?

Procesautomatisering is het 'automatiseren' van een bestaand (bedrijfs)proces. Een (bedrijfs)proces is de geordende verzameling van menselijke activiteiten in relatie tot de productie van diensten en/of goederen. Veel van die menselijke activiteiten kunnen echter worden vervangen door automatisering. Met automatisering doelen we op het vervangen van menselijke arbeid door machines, computers en/of computerprogramma's. Alles wat voorheen door mensenhanden werd gedaan, wordt nu door de machine of computer uitgevoerd.

Koppel je de woorden 'proces' en 'automatisering' aan elkaar, dan krijg je procesautomatisering: het vervangen van menselijke arbeid door machines, computers of computerprogramma's, in een geordende bundeling van activiteiten in relatie tot de productie van diensten en/of goederen. Of, in gewone mensentaal: je neemt terugkerende taken en processen uit handen van je medewerkers.

Hoe werkt procesautomatisering?

Er zijn tal van mogelijkheden om (bedrijfs)processen te automatiseren. Ben je geïnteresseerd in de precieze details? Lees dan ook ons artikel over de verschillende soorten procesautomatisering.

In het algemeen worden er binnen bedrijfsprocessen vrijwel altijd (software) systemen gebruikt. Soms wordt er één systeem gebruikt, soms meerdere. In het geval dat er één systeem gebruikt wordt, zorgt procesautomatisering ervoor dat bepaalde handmatig uitgevoerde processen binnen dat systeem voortaan geautomatiseerd worden. Als er meerdere systemen gebruikt worden in een proces, dan worden die systemen aan elkaar gekoppeld. Dat noemen we systeemintegratie of het koppelen van systemen. Hierdoor wordt het proces (grotendeels) geautomatiseerd en gestroomlijnd. Je koppelt bijvoorbeeld een HR-softwaresysteem aan een CRM-softwaresysteem, zodat die twee systemen informatie met elkaar uitwisselen, zonder dat daar handmatig werk voor verricht hoeft te worden. Binnen de wereld van procesautomatisering is systeemintegratie dan ook onmisbaar.

Procesautomatisering en systeemintegratie: same same of verschillend?

Is systeemintegratie of het koppelen van systemen dan niet gewoon hetzelfde als procesautomatisering? Nee, niet helemaal. Dankzij het koppelen of integreren van twee of meerdere systemen draag je bij aan procesautomatisering, maar procesautomatisering is meer dan alleen het verbinden van een aantal systemen. Procesautomatisering omvat ook andere factoren, zoals of en hoe je intern bepaalde protocollen volgt in bepaalde casussen, of hoe de route eruit ziet die je af wil leggen tussen bepaalde systemen.

In dit artikel over procesautomatisering richten we ons op het automatiseren van processen binnen je bedrijf die gekoppeld zijn aan of afhankelijk zijn van softwaresystemen. Als we dus spreken van procesautomatisering, dan hebben we het óók over systeemintegratie (het automatiseren van de verbindingen tussen verschillende software systemen), wat uiteindelijk leidt tot betere onderlinge communicatie en proces stroomlijning.

Bedrijfsprocessen automatiseren: een praktijkvoorbeeld

Processen die zich lenen voor automatisering zijn logische processen waarin duidelijke regels gelden. Denk aan voorraadbeheer, verlofregistratie of HR-processen. Maar hoe ziet zo'n geautomatiseerd proces er dan precies uit? Laten we voor meer duidelijkheid kijken naar een voorbeeld.

Voorbeeld

Allereerst is het belangrijk om te noemen dat we aanraden om gebruik te maken van 'workflows' of werkstromen als je processen wil automatiseren. Dankzij deze werkstromen kunnen herhalende taken en controles voortaan geautomatiseerd uitgevoerd worden.. Zodoende verlopen je processen altijd volgens een vaste structuur en stappen. We nemen de indiensttreding van een nieuwe medewerker als voorbeeld. Door de leidinggevende wordt het besluit genomen om een kandidaat aan te nemen en hij of zij registreert deze keuze in een recruitmentsysteem. Deze stap activeert vervolgens een aantal processen:

• Er gaat vanuit het recruitment systeem een signaal naar HR met hierin alle benodigde informatie om de nieuwe medewerker aan te melden en een contract op te stellen.
• Er start een proces om het opgestelde contract te controleren en vervolgens voor ondertekening uit te sturen naar de nieuwe medewerker. Nadat het contract digitaal ondertekend is, wordt deze automatisch toegevoegd aan het medewerkersdossier.
• Er gaat een signaal naar de salarisadministratie, zodat het salaris van de nieuwe medewerker maandelijks wordt uitbetaald.
• De toegangsrechten worden automatisch aangemaakt, zodat de nieuwe medewerker toegang heeft tot de voor hem of haar relevante systemen en informatie.
• Er start een automatische flow zodra de medewerker het contract ondertekend heeft, zodat er een werktelefoon voor hem of haar wordt aangevraagd.
• Tenslotte wordt er geautomatiseerd een bloemetje via de lokale bloemist verstuurd om de nieuwe medewerker welkom te heten.

Zo zijn er nog tal van andere processen te noemen die automatisch in gang gezet worden bij de indiensttreding van een nieuwe medewerker. Maar denk ook aan bestaande medewerkers: als hun functie verandert en zij toegang krijgen tot andere systemen. Dit kan dankzij procesautomatisering allemaal automatisch gebeuren.

De voordelen van proces automatisering

De voordelen van procesautomatisering zijn zowel groot als groots. Natuurlijk bestaan er ook mogelijke nadelen, al wegen die vaak niet op tegen de voordelen. We zetten de belangrijkste voordelen van procesautomatisering voor je op een rijtje.

• Tijdbesparing. Dit is natuurlijk een no-brainer, want doordat je een proces waarin eerder veel handmatig werk werd verricht voortaan automatiseert, bespaar je tijd. En die tijd is vervolgens vrij om te besteden aan andere zaken, zoals HR, de klantenservice of innovatie.
• Geen stress. Geloof het of niet, maar de waarheid is dat computers en systemen het nooit te druk hebben. Stress bestaat voor hen niet en een burn-out ligt dan ook nooit op de loer. Ze kunnen 24/7 doorgaan, terwijl een mens toch echt moet rusten. Dankzij geautomatiseerde processen krijg je dus meer werk verricht, zonder risico's op psychisch gebied.
• Kostenbesparing. Niet alleen bespaar je kosten doordat je minder kwijt bent aan het uitvoeren van bepaalde taken, ook hoef je minder te besteden aan het repareren van fouten.
• Fouten voorkomen. Elke handmatig uitgevoerde taak is per definitie foutgevoelig, aangezien het mensenwerk is. Fouten kunnen óók ontstaan in een geautomatiseerd proces, maar die kans is significant lager.
• Hogere mate van efficiëntie. Als processen eenmaal geautomatiseerd zijn, dan kunnen alle onderdelen binnen dat proces veel beter stromen met, naar en van elkaar. Dat geldt dan met name voor de flow van informatie, bijvoorbeeld in de vorm van klantgegevens, salarissen, data metingen, etcetera. Hoe beter de onderlinge stroom van informatie werkt, hoe efficiënter de bijbehorende werkzaamheden verricht worden.
• Verbetering dienstverlening. Door processen te automatiseren en stroomlijnen, optimaliseer je de workflow voor je personeel én voor klanten. Dit resulteert in een hogere personeelstevredenheid en klantwaardering, wat je bedrijf alleen maar ten goede komt.
• Meer ruimte voor de mens. Dankzij procesautomatisering hebben medewerkers meer tijd voor de menselijke kant van het bedrijf, wat bijdraagt aan een verhoogde personeelstevredenheid en klantwaardering.
• Nieuwe dienstverlening mogelijk maken. Wie bestaande processen automatiseert, heeft zijn handen vrij voor het ontwikkelen van nieuwe processen, diensten, producten, etcetera. In die zin is investeren in procesautomatisering dus ook investeren in de toekomst en nieuwe mogelijkheden
• Het is duurzamer. Als je overstapt op het automatiseren van je bedrijfsprocessen, dan betekent dit dat je volledig of voor een heel groot deel digitaal gaat werken. En dat resulteert in een heel stuk minder papier, wat veel beter is voor het milieu!

Vooruit, een tip: als je eenmaal de stap hebt gezet richting procesautomatisering, dan raden we je aan om lopende processen eerst te verbeteren voordat je ze automatiseert. Breng dus al je processen goed in kaart, optimaliseer ze vervolgens waar dat nodig is en zet ze dan pas over naar het nieuwe of geautomatiseerde systeem. Zo vang je twee vliegen in één klap.

De nadelen van proces automatisering

Zoals we hierboven al even kort aanstipten, heeft procesautomatisering ook mogelijke nadelen. Allereerst kost procesautomatisering nu eenmaal een investering in de vorm van tijd en geld. Niet elk bedrijf heeft daar de ruimte voor (al zijn de mogelijkheden vaak dichterbij dan je denkt). Daarnaast kan het behoorlijk uitdagend zijn om in de wereld van procesautomatisering te duiken als je niet de juiste knowhow hebt. Dit heeft als gevolg dat je mogelijk meer risico loopt op gebieden als informatiebeveiliging. Het is daarom enorm belangrijk dat je ondersteuning krijgt van een partij die hier verstand van heeft, of dat je over interne mensen beschikt die weten waar ze het over hebben.

Voor wie is procesautomatisering geschikt?

Goed, procesautomatisering heeft dus vele voordelen. Maar hoe weet je of jouw bedrijf toe is aan procesautomatisering? Dit heeft vaak te maken met een combinatie van verschillende factoren. We benoemen de belangrijkste:

• Complexiteit van processen: als de processen binnen jouw bedrijf zeer complex zijn, dan kan het aanzienlijk moeilijker worden om de stabiliteit te waarborgen en de kwaliteit hoog te houden als je op handmatig werk blijft leunen. Procesautomatisering kan dan goed van pas komen.
• Schaal: hoe meer werk je moet verzetten, hoe logischer het is om voor procesautomatisering te kiezen. Systemen en computers zijn nooit moe en gaan 24/7 door!
• De grootte van je organisatie: als er veel mensen betrokken zijn binnen je organisatie of bedrijf, dan is het noodzakelijk om processen voorspelbaar te organiseren en zodoende fouten en verwarring te voorkomen. Procesautomatisering kan dan enorm dienend zijn.
• Risicoprofiel: voor sommige organisaties geldt dat zij zich geen fouten kunnen permitteren vanwege de aard van hun werk. Het verlagen van risico's is dus noodzakelijk. Procesautomatisering voorkomt fouten en verkleint de risico's.
• Beschikbare capaciteit: hoeveel mensen je ook dienst hebt, soms krijg je het werk gewoon niet meer gedaan. Dan is investeren in integratie en automatisering de enige optie om de continuïteit van je dienstverlening te waarborgen.

Wat zijn de meest voorkomende processen die bedrijven willen automatiseren?

Je kunt eigenlijk geen bedrijfsonderdeel bedenken waarin procesautomatisering níet van toegevoegde waarde zou kunnen zijn. Voor veel bedrijven zijn de processen binnen HR, Sales en Marketing echter wel de belangrijkste gebieden om te kiezen voor procesautomatisering. Veelgemaakte systeemkoppelingen die gemaakt worden om HR-processen te automatiseren zijn bijvoorbeeld HR-core, ATS, Screening en Learning Management. Binnen de Sales & Marketing zijn dat systemen als CRM, Google Ads en Feedback.

Wat zijn de grootste uitdagingen bij procesautomatisering?

Alhoewel procesautomatisering in vrijwel alle gevallen en bij vrijwel alle vraagstukken mogelijk is, kunnen er natuurlijk ook uitdagingen ontstaan. Deze uitdagingen beginnen vaak bij het krijgen van duidelijkheid over het te automatiseren proces of processen. Ook kan het een uitdaging zijn om overcomplicaties tegen te gaan. In zulke gevallen wordt er geautomatiseerd op de uitzonderingen binnen een proces, waardoor vervolgens het hele proces ineens erg ingewikkeld wordt. Tot slot behoort het bewaken van de informatieveiligheid en privacy ook tot een van de mogelijke uitdagingen als je tot procesautomatisering besluit.

Hoe pakt Harmonizer een procesautomatisering vraagstuk op van een klant?

Je hebt gelezen dat procesautomatisering zorgt voor meer structuur, tijdwinst en een verbeterde kwaliteit van je processen. En dat terwijl je de kans op fouten juist aanzienlijk verkleint. Elke stap van het proces wordt automatisch uitgevoerd en je hoeft niet bang te zijn dat je iets vergeet. Ideaal! Het automatiseren van je bedrijfsprocessen is dan ook cruciaal voor de toekomst.

Bij Harmonizer kun je terecht voor verschillende soorten vraagstukken omtrent procesautomatisering. We zijn met name gespecialiseerd in maatwerk-koppelingen, maar indien nodig behoren standaardoplossingen ook tot de mogelijkheden. Om een procesautomatisering vraagstuk goed te laten verlopen, gaan we bij Harmonizer zorgvuldig te werk en volgen we onderstaande stappen:

Stap 1: Een kosteloos oriëntatiegesprek

In dit gesprek vragen we je alles wat we moeten weten. Wat wil je specifiek aangepast zien? Hoe ziet het volledige (bedrijfs)proces er nu uit? Welke koppelingen moeten plaatsvinden? Wie geeft ons toegang? Zijn er deadlines? Wanneer ben jij tevreden?

Stap 2: Een oplossing op maat

Na het oriëntatiegesprek gaan wij intern over jouw vraagstuk in overleg. Zo bepalen we wat de beste oplossing voor jou gaat zijn tegen de beste prijs. We sturen je onze oplossing toe, inclusief de offerte. Ga je akkoord? Mooi, dan gaan we meteen voor je aan de slag!

Stap 3: Toegang tot systemen

Om jouw vraagstuk op te lossen, hebben we toegang nodig tot de betreffende systemen. Daarom nemen we contact op met de systeemeigenaren via e-mail. Vaak is de toegang dan heel snel geregeld.

Stap 4: Koppelen maar!

Zodra de toegang geregeld is, duiken we met ons team van developers en experts in de oplossing van jouw vraagstuk. We lopen dit proces stapsgewijs door en we houden je uiteraard op de hoogte. Normaal gesproken duurt deze fase tussen de 2 en 4 weken.

Stap 5: Testen en aanpassen

Nadat we de koppelingen gedaan hebben en processen geautomatiseerd hebben, leveren we je het product aan je op. De eerste dagen testen we extra veel. Als er nog foutjes zijn, lossen we die direct op en we passen aan waar nodig is.

Stap 6: Vinger aan de pols & support

Na stap 5, de testfase, zullen we nog zo'n 2 tot 3 weken intensief monitoren. Zo zorgen we ervoor dat alle processen soepel verlopen én blijven verlopen. Vervolgens wordt ons contact minder frequent, maar we zijn altijd op de achtergrond aanwezig. Loop je ergens tegenaan of heb je een vraag? Je kunt ons altijd bellen of mailen! Indien er foutmeldingen of problemen zijn, lossen wij dit direct voor je op achter de schermen. Jij hoeft je dus nergens zorgen om te maken. Dat is het gemak van worry-free cloud integration.

Benieuwd wat procesautomatisering voor jouw bedrijf kan betekenen? Plan een vrijblijvend adviesgesprek met ons over jouw procesautomatisering vraagstuk!

Neem contact op