Case-study: Stedelijk Onderwijs

Een rechttoe-rechtaan oplossing met grote impact.

Al met al veelbelovend… ware het niet dat er Stedelijk Onderwijs tegen een probleem aanliep: er stonden enorm veel vacatures open die maar niet vervuld raakten, want ook in Vlaanderen zijn leerkrachten moeilijk te vinden. Maar ook had het voor een groot deel te maken met een technisch obstakel. De vele vacatures moesten namelijk stuk voor stuk handmatig opgevolgd worden, er moest gepinpoint worden waar het misliep en er moest overleg plaatsvinden om de doorposting correct te krijgen. Deze taken vielen op het bordje van Tine Stroobants, medewerker bij Stedelijk Onderwijs. Ook raakten lang niet alle vacatures gepost op VDAB (het belangrijkste platform om onderwijsvacatures op te plaatsen) en waren ze vaak niet voorzien van de correcte informatie. Gezien het lerarentekort was het voor Stedelijk Onderwijs extra belangrijk om de vacatures vlot en correct door te posten naar VDAB. Na een behoorlijke omweg kwam uiteindelijk Tine bij ons terecht en konden we het probleem gelukkig snel verhelpen. Wij spraken Tine over haar ervaring met Harmonizer en de effecten van de koppeling. Daarover hieronder meer.

Eerst even terug naar het begin

Tine werkt als HR-medewerker bij Stedelijk Onderwijs en ondersteunt schooldirecties in het vinden van leerkrachten en onderwijzend personeel. Ongeveer anderhalf jaar geleden kocht Stedelijk Onderwijs de recruitment software Emply, om via die weg vacatures te publiceren en sollicitaties op te volgen. Om ervoor te zorgen dat de vacatures automatisch doorgepost werden naar VDAB, kwam Stedelijk Onderwijs uiteindelijk via Emply/Talentlead bij Harmonizer terecht.

Als een koppeling geen rozengeur en maneschijn is

Maar dat is niet het hele verhaal. Aanvankelijk was Stedelijk Onderwijs namelijk in zee gegaan met een andere partij. Die samenwerking verliep helaas niet bepaald vlot. Ook waren er problemen met het doorposten van de vacatures naar VDAB. Bovendien deed degene die vacatures moest opvolgen dat alsnog deels met de hand. Kortom, de samenwerking verliep vrij moeizaam. Na het keer op keer een kans te hebben gegeven, besloten beide partijen om de samenwerking stop te zetten. Zoiets kan natuurlijk gebeuren. Vervolgens kwam Tine via onze partner Talentlead bij ons, Harmonizer, terecht om de API-koppel uitdaging aan te gaan. En de rest is geschiedenis :-)

De uitdagingen voor Stedelijk Onderwijs

De grootste issues van Stedelijk Onderwijs waren dat een heel deel van de vacatures niet op VDAB terechtkwamen of er juist op bleven staan, terwijl de vacatures al vervuld waren. Daarnaast werden bepaalde gegevens verkeerd doorgepost, zoals postcodes, waardoor de vacatures in een verkeerde regio van België getoond werden. Aan Tine was het de taak om deze fouten handmatig op te lossen en de vacatures zowel te plaatsen als op te volgen. Dat kostte haar natuurlijk enorm veel tijd en energie. Zeker gezien het feit dat er continu, dus op elk willekeurig moment, zo’n 130 vacatures openstaan bij Stedelijk Onderwijs. Vervolgens moest er bepaald worden welke van die vacatures op VDAB hoorden te staan. Ook moest gecontroleerd worden of dat was gelukt en of de juiste gegevens (zoals vereiste diploma’s) erop stonden. Kortom: een enorm tijdrovend, energieslurpende én foutgevoelige klus, zeker als je dat allemaal in je eentje moet doen.

Het koppelproces bij Harmonizer

De koppeling naar het VDAB platform luistert erg nauw. VDAB is namelijk zeer specifiek in welke informatie ze willen en waar deze aan moet voldoen. Zo hebben ze eigen data dictionaries voor het categoriseren van vacatures (domein, opleidingsniveau, type dienstverband, etc), die ook op een bepaalde manier met elkaar samenhangen. Hierdoor ontstaan er binnen de koppeling al gauw foutmeldingen als de invoer van de vacature in Emply niet op juiste manier plaatsvindt.

Door de gevoeligheid van de interface kozen we er vanuit Harmonizer voor om de foutafhandeling zo snel mogelijk te automatiseren, omdat we anders full time bezig zouden zijn met foutafhandeling. Nu krijgt de persoon die de vacature in Emply heeft aangemaakt automatisch een bericht op het moment dat er iets mis is met de invoer van de vacature. Hij of zij kan de invoer vervolgens aanpassen, zodat de vacature goed doorgezet wordt.

Vertrouwen in de samenwerking

Terug naar Tine. Over het contact met Harmonizer, en in het bijzonder Thom, is Tine lovend. “Het contact is heel fijn verlopen. Dat was echt een verademing. Ik herinner me een overleg met Thom, waarin we de nodige informatie met elkaar uitwisselden, en het was me gelijk duidelijk dat Thom weet waar hij mee bezig is. Dat gaf mij echt vertrouwen. Bovendien verliep het koppelen zelf zeer snel na ons eerste overleg. Ook gaf Thom aan zelf contact op te nemen met VDAB om zo afspraken met elkaar te maken en af te stemmen. Binnen 2 of 3 weken tijd kon ik al een aantal vacatures testen en was de koppeling zo goed als af. Onze vacatures werden eindelijk goed doorgepost en de koppeling heeft vanaf begin af aan gewerkt. En als er toch nog iets bijgestuurd moest worden, dan was Thom bereikbaar en pakte hij dat meteen op.”

Tijd om de vruchten te plukken

De resultaten van de koppeling zijn allereerst en uiteraard vooral technisch, want de organisatie kan nu met één druk op de knop vacatures doorposten en deze vervolgens makkelijk opvolgen. Bovendien verloopt het doorposten zonder fouten en kost het heel veel minder tijd. Dat zorgt er mede voor dat sollicitanten beter bereikt worden. En dat is belangrijk, want net als in Nederland is er in Vlaanderen een lerarentekort. De coronajaren maakten het er ook niet makkelijker op. Op persoonlijk vlak ervaart Tine veel minder stress. Waar ze vroeger het gevoel had het nooit goed genoeg te kunnen doen, kan ze er nu op vertrouwen dat het proces automatisch goed verloopt, aldus Tine.

Tot besluit

Vanuit Harmonizer zijn we trots op en blij met de samenwerking met Stedelijk Onderwijs. De organisatie gelooft dat elke leerling telt en probeert elke leerling zo ver te brengen als hij/zij kan. En aangezien het gaat over onderwijs in een grote stad, gaat dat vaak samen met soms moeilijke contexten, zoals kansarmoede en een migratieachtergrond. Elke leerling is bij Stedelijk Onderwijs echter welkom, ongeacht achtergrond en geloofsovertuiging. Bovendien is Stedelijk Onderwijs de grootste onderwijsverstrekker in Vlaanderen. Dat is voor leerkrachten fijn, want ze zijn onderdeel van een heel grote organisatie met evenveel kansen op carrièregebied (zomaar een tip, voor wie maar wil!).