Hoe kies je het juiste ATS en HR Systeem?

In deze blog bespreken en delen we onze beste tips om een weloverwogen keuze te maken over een Applicant Tracking System (ATS) en Human Resources (HR) System, of om het meeste te halen uit wat je momenteel al hebt. In een krimpende economie is dat laatste vaak het geval. Maar als je er écht de tijd en energie in steekt om verschillende standpunten samen te brengen, dan kan dat tot verrassende resultaten leiden…

Je vraagt je misschien af waarom wij dit onderwerp bespreken en zelfs becommentariëren. We zijn immers geen adviesbureau dat helpt bij beslissingen rond het maken van systeem shortlists, selecties of iets in die richting.

Fun fact is echter dat ons bestaan is gebaseerd op de Best of Breed-systeemtrend. Vanwege deze basis voeren we (zeer!) veel gesprekken over diverse IT-omgevingen en hebben we ook gezien hoe deze bijzonder goed of juist minder goed kunnen werken. Dit hangt af van de vraag of geselecteerde systemen (al dan niet) geschikt waren voor hun doel of dat ze misschien slecht geconfigureerd waren.

Een stapje terug. Hoe is het allemaal begonnen met Harmonizer?

Op een gegeven moment, tijdens een Google Friday-project, ontstond er een idee. Trendwatching gaat vaak over een stap terug doen en het grotere plaatje bekijken, en het grotere plaatje was voor onze oprichters Thom en Guido duidelijk: Het aantal cloudapplicaties werd steeds groter en specialiseerde zich elk jaar meer en meer Steeds meer organisaties konden en gingen verhuizen naar een cloudgebaseerde omgeving Ze wilden Best of Breed-oplossingen gebruiken voor al hun organisatorische functies* Best of Breed-applicaties komen vaak niet allemaal van één leverancier

Inmiddels, een paar jaar later, is het gezien waar we vandaan komen geen verrassing dat de meeste van onze klanten Best of Breed-supporters zijn.

* Waarom is dit zo?

Enige tijd geleden, BC (Before Cloud, vóór de cloud), was Best of Suite een veel beter haalbare benadering dan nu het geval is. Applicaties werden op locatie (c.q. lokale server) opgezet en integratie was moeilijk, omdat leveranciers hun applicaties gesloten hielden voor derden. Integratie werd daarom vaak bereikt door import- en exportbestanden heen en weer te slingeren, wat een omslachtige en foutgevoelige aanpak was (en bovendien nog steeds is). Daarom werd een Best of Breed-benadering als een riskante zet beschouwd. Zonder API's of vergelijkbare faciliteiten is het immers vrij moeilijk om kwaliteitsgegevens op de juiste plus zorgvuldige manier in en uit een applicatie te krijgen.

Zoals je misschien wel kunt raden, is een van de redenen van zowel ons bestaan als ons dienstenaanbod dat API's gemeengoed zijn geworden.

SaaS-applicaties zijn heel anders ontworpen dan hun traditionele tegenhangers die op locatie of lokale servers draaien. Door de huidige dominantie van SaaS-applicaties met API's klinkt een Best of Suite-aanpak erg achterhaald. Want waarom zou je één grote applicatie gebruiken die op sommige vlakken goed presteert en op de meeste andere vlakken middelmatig, terwijl je ook kunt kiezen voor een combinatie van alle beste apps, mét naadloze integratie?

Dit heeft natuurlijk gevolgen voor de applicaties die je selecteert en hoe je ze configureert

Maarja, los van onszelf en andere IT-experts, wie weet hoe je dat doet en wat het beste is? Als jij je bedrijf runt zonder achtergrond in de IT, beschik je waarschijnlijk niet over alle benodigde kennis rond de cloud, IT-omgevingsstrategie en -architectuur, API's en systeemintegratie. Je bent hiervoor afhankelijk van anderen. En daarom is de bijbehorende grootste valkuil de leveranciersafhankelijkheid.

Bestaande leveranciers, of leveranciers in jouw netwerk, zijn zeer goed in je ervan overtuigen dat zij dé ultieme aanbieder zijn van ATS- en HR-toepassingen. In de gehele keten. Zelfs in zulke mate dat sommige softwareleveranciers het gebruiken als een misplaatste verkoopstrategie. Soms wordt het nog een stapje erger: informatie wordt versluierd voor de klant, in de hoop dat hij/zij geen vragen zal stellen die te moeilijk zijn om te beantwoorden...

De gevolgen van het aanschaffen van een systeem dat niet geschikt voor je is, kunnen je jarenlang achtervolgen. Geloof ons maar! We hebben gevallen gezien waarin hele leverancierteams en ondersteunende systeemimplementatie teams van bedrijven stopten, omdat het project ernstig was mislukt en werkomgeving negatief of zelfs giftig was geworden.

En het ergste is dat de klant (jij dus), aan het einde van de rit, iets misloopt. De beste prijs-kwaliteitverhouding wordt in de meeste gevallen verkregen via een Best of Breed-benadering. Je komt via de Best of Breed-aanpak immers uit bij de toepassing die per definitie het beste aansluit op jouw wensen. Uiteindelijk is de applicatie die aan jouw eisen voldoet waarschijnlijk de belangrijkste bepalende factor voor succes, ondersteund door de onzichtbare kracht van integraties om de gegevens in je Best of Breed-winnaarsapplicatie nóg rijker te maken.

Wij presenteren met trots: onze drie populairste tips!

Inmiddels hebben we ons punt hierboven wel uitgewerkt. Als je Best of Breed goed toepast, profiteer je van de lusten en niet de lasten. We hebben fantastische resultaten gezien bij het werken aan een Best of Breed-aanpak met onze ATS- en HR-systeempartners, zoals Emply en HR2day.

Voordat je nadenkt over oplossingen, moet je het probleem eerst goed definiëren.

1. Wat zijn de belangrijkste vereisten waaraan dit ATS- of HR-systeem moet voldoen? Zoek en vind de applicaties die het hoogst scoren op die specifieke vereisten. Als maatwerk van je recruitment funnel en toegangscontrole binnen je ATS bijvoorbeeld van essentieel belang voor je zijn, zoek dan een applicatie met de meeste aanpassingsmogelijkheden op de meest gebruiksvriendelijke manier mogelijk. Begin nooit met de status quo in het achterhoofd en retrofit-vereisten (het monteren van nieuwe technologieën in een ouder systeem): dat is namelijk een geweldig recept voor complete mislukking. Toch zien we het in de praktijk nog regelmatig gebeuren…
2. Ga vervolgens dieper in op je analyse. In plaats van alleen maar aan het systeem te denken als een tool met specificaties, toeters, bellen en glimmende dingen, begin je met het proces dat het systeem moet ondersteunen. En ga dan nóg dieper. Nadat je de processtappen tot in de kleinste details hebt geïdentificeerd, maak je datakaarten van hoe gegevens door het proces stromen waar de bron met de juiste informatie voor elk onderdeel zit. Dit geeft je duidelijkheid over waar gebruikersinvoer en bijbehorende controles vereist zijn, en waar integraties kunnen helpen bij het transporteren en transformeren van gegevens binnen en tussen systemen.
3. Na stap 2 kun je een back-up maken van je lijst met vereisten en deze aanpassen aan je proces- en gegevensstromen. Natuurlijk moet dan ook de prijs een rol spelen bij je beslissing. Maar als je je uitsluitend laat leiden door de prijs en niet door de vereisten die je nodig hebt op diep proces- en dataniveau, dan zul je de betekenis van ‘goedkoop is duurkoop’ zelf ondervinden. You get what you pay for. De prijs zou nooit de belangrijkste of enige bepalende factor zijn bij systeemkeuze.

Wat als we (nu) geen systeemwijziging kunnen doorvoeren?

Als een nieuw ATS- of HR-systeem momenteel niet mogelijk is, bijvoorbeeld vanwege financiële of andere beperkingen, dan is de hoop nog niet verloren. Stap 2 en 3, zoals hierboven uiteengezet, kunnen nog steeds worden toegepast - zij het binnen de mogelijkheden van wat je momenteel hebt. Er zijn nog zoveel aanpassingen mogelijk die moderne (cloud)applicaties bieden, en integratie- en automatiseringstechnologie functionaliteiten kunnen enorm opgekrikt worden!

We hebben veel successen gezien bij klanten die om wat voor reden dan ook vast zaten in een systeem. Als je de kloof (of kloven) in de eisen die uit de huidige systeemconfiguratie en de integraties ertussen analyseert, en vervolgens dieper duikt in de huidige processen, dan is het echt mogelijk om geweldige resultaten te bereiken. Het belangrijkste ingrediënt is om alle relevante standpunten (of gezichtspunten) mee te nemen in je keuzes en aanpassingen. Dat wil zeggen IT, andere ondersteunende teams/leveranciers en de eindgebruikers.

Deze verandertrajecten zijn meer tactisch van aard, maar dat kan ook een wezenlijk voordeel zijn. Het niveau waarop je processen wijzigt is minder ingrijpend, en dus hoeven eindgebruikers alleen met gewijzigde gebruikersinterfaces en processtappen te werken, in plaats van met geheel nieuwe systemen.

En welke systemen raden jullie dan aan?

Als je geïnteresseerd bent in enkele voorbeelden van zeer flexibele en interessante HR-(gerelateerde) systemen, bekijk overweeg dan eens deze: AFAS, BrainsFirst, Bullhorn, CheckedID, Emply, HR2day en PLNR. We ondersteunen deze en nog veel meer al (zie onze integratiepagina onder de categorie Human Resources).

Moraal van het verhaal

Welke kant je ook opgaat, er valt enorme winst te boeken op het gebied van efficiëntie, kostenbesparingen, werknemerservaring en klanttevredenheid door een Best of Breed-benadering toe te passen en je ATS- en HR-systemen zo goed mogelijk te selecteren of grondig te herzien.

Wil je meer weten, neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden voor jouw vraagstuk!