Deze blog is intern al verschenen op het klantplatform van Winkwaves, maar laat in onze ogen de potentie van koppelingen zo goed zien dat we ervoor gekozen hebben om er een publieke post van te maken.

Winkwaves Harmonics

Harmonics is social enterprise software die door Winkwaves geleverd wordt. Dit platform is voor veel organisaties, verenigingen en communities de digitale werkomgeving voor kennisdelen, samenwerken en verbinden. Het systeem is in de basis al erg uitgebreid met functionaliteit zoals profielen, verschillende type groepen, berichten, bestandsdelen, evenementen, chats en een uitgebreide API. Een aantal klanten zetten Harmonizer al in om hun platform te voorzien van bijvoorbeeld actuele vacatures vanuit een vacaturesysteem, document uitwisseling te faciliteren en projectstatussen vanuit bijvoorbeeld Trello te synchroniseren naar het platform. Maar met Harmonizer wilden wij ook kijken of het mogelijk zou zijn om de bestaande functionaliteit van het platform slim te combineren en te gebruiken voor nieuwe use-cases.

1. Eénmalige migratie van informatie

Alhoewel we Harmonizer vaak inzetten voor koppelingen die continu uitgevoerd worden kan Harmonizer ook heel goed als 'tool' ingezet worden om een éénmalige migratie uit te voeren. Zo hebben wij onlangs een externe kennisbank die in Wordpress was opgebouwd overzet naar een groep binnen het intranet. Dit met als achterliggend idee dat je hiermee je intranet/kennisplatform waardevoller maakt, maar dat het gebruik voor de gebruikers ook eenvoudiger en laagdrempeliger wordt omdat alle informatie op één plek benaderbaar is. Niet alleen werden teksten omgezet, maar ook interne verwijzigen, afbeeldingen en bestanden werden in een nieuwe overzichtelijke structuur gegoten.

2. Altijd up-to-date en gepersonaliseerde handleidingen

De software van Harmonics wordt altijd met een rijke helpgroep vol handleidingen uitgeleverd. Klanten hebben dan zelf de mogelijkheid om teksten vervolgens indien gewenst te personaliseren. Dit leverde wel een situatie op dat door de snelle doorontwikkeling en uitbreiding van het product, beheerders bij klanten relatief veel tijd kwijt waren aan het bijhouden van deze gepersonaliseerde handleidingen. In samenwerking met Winkwaves hebben wij alle handleidingen als templates opgezet waarin personalisatie later nog toegepast kan worden. Vervolgens is het voor een klant mogelijk om hun eigen helpgroep te koppelen en worden deze handleidingen periodiek vertaald en geupdated op het platform van de klant. Maar ook zaken zoals releaseupdates en tips kunnen gepersonaliseerd als extra dienst aangeboden worden aan de klanten.

3. De 'Auto'-tipper

Binnen Winkwaves Harmonics is het mogelijk om zogenaamde notificaties te ontvangen van nieuwe reacties en berichten vanuit groepen. Maar voor sommige 'grootgebruikers' was het ook wenselijk om geattendeerd te worden op specifieke zoekopdrachten (en als hier nieuwe resultaten in voorkwamen). Door de zoekfunctie van het platform te combineren met het notificatie systeem waren wij in staat om volledig geautomatiseerd en op zeer specifieke zoekopdrachten bepaalde doelgroepen actief te benaderen. Bijvoorbeeld op het moment dat er een nieuwe hulpvraag binnen kwam binnen een helpgroep. Met als resultaat dat vragen sneller werden beantwoord en community coaches minder tijd bezig waren met het 'checken' van bepaalde groepen.

4. Onboardingstraject

Binnen veel organisaties bestaat er de behoefte om nieuwe medewerkers de eerste periode (bijvoorbeeld 100 dagen) mee te nemen op hun eerste stappen binnen de organisatie. Hier wordt vaak gebruik gemaakt van een 'onboardings'-traject, waarbij er soms ook gebruik wordt gemaakt van een groep waarin allerlei interessante informatie en links bij elkaar zijn verzameld. Waarbij de focus van nieuwe medewerkers in de eerste weken vaak erg hoog is, is een veelgehoorde ervaring dat de aandacht na verloop van tijd verslapt.

Wij waren op zoek of het mogelijk is om enerzijds de focus te verbeteren door bijvoorbeeld frequent op gezette tijden een stukje (nieuwe) informatie te delen, en dit zo te automatiseren dat er voor het versturen van herinneringen geen handmatige actie uitgevoerd hoefde te worden.

Binnen een van de klantorganisaties had Winkwaves een 9-weken model voor leidinggevende uitgerold. Binnen 9 weken worden managers meegenomen in de mogelijkheden van het nieuwe platform dat zij tot hun beschikking hebben gekregen. Elke week wordt 1 stap doorlopen met instructies, handleidingen en tips. Maar hoe zorg je voor continue aandacht gedurende deze 9 weken?

Wat wij hebben gerealiseerd was een 'auto-tipper op steroiden'. Aan de hand van de datum waarop iemand lid is geworden van de groep wij in welke week de persoon zich bevindt en sturen wij een tip voor het bericht van die week. Hierdoor krijgt een manager gedurende de 9-weken ook 9 automatische herinneringen. Hiermee waren wij in staat alle managers (100+) de mogelijkheid geven zelf te bepalen wanneer zij willen starten met het traject. En realiseerde wij tegelijkertijd een situatie waarbij deze systematiek ook zou blijven werken voor nieuwe managers die in de toekomst in dienst komen.

5. Dode links

Voor veel externe websites bestaat er software om de kwaliteit van link/verwijzigingen te controleren. En hiermee bijvoorbeeld op een corporate website te voorkomen dat er nog links bestaan die naar niet bestaande pagina's leiden.

Voor interne platformen zie je de functionaliteit nog niet zo wijdverspreid toegepast worden, maar is het probleem minstens even groot met situaties waarbij medewerkers lang bezig zijn om informatie te vinden, of worst-case uiteindelijk informatie helemaal niet vinden. Zeker bij grotere organisaties sluipt dit risico er naar verloop van tijd in, naarmate een kennisplatform blijft groeien in hoeveel informatie.

Wij hebben Harmonizer op specifieke contentrijke groepen losgelaten om alle interne verwijzingen te controleren. Hierbij worden links die niet meer werken geïdentificeerd en opgeslagen en kunnen bijvoorbeeld periodiek als overzicht afgeleverd worden per e-mail. Dit biedt een beheerder de mogelijkheid om 'gebroken links' proactief te repareren en de kwaliteit van het platform op peil te houden.

Wat automatiseer jij met Harmonizer?

De combinatie van Harmonics+Harmonizer biedt organisaties en community coaches nieuwe mogelijkheden om het platform nog waardevoller te laten zijn voor haar gebruikers. Natuurlijk kun je denken aan integraties tussen een Harmonics en andere systemen, maar zoals de bovenstaande voorbeelden ook laten zien zijn er al hele leuke dingen te automatiseren op enkel het Harmonics platform zelf.

Mocht je zelf een integratie vraagstuk hebben, of denk je dat de bovenstaande scenario's ook voor jouw intranet of kennisplatform van toegevoegde waarde kunnen zijn? Wij vinden het altijd leuk om onder het genot van een kop koffie (momenteel weliswaar digitaal) hier meer over te vertellen en van gedachten te wisselen.

Beeld door Gerd Altmann