Case-study: Mantelaar
Los van het feit dat we binnen Harmonizer blij worden van uitdagende integratievraagstukken, worden we ook bijzonder blij van klanten die de wereld een (heel) stukje mooier maken. Mantelaar is precies zo’n klant. Deze organisatie heeft het hart op de juiste plek zitten. Mede daarom zijn we dankbaar dat we Mantelaar hebben kunnen helpen met het oplossen van een belangrijk integratievraagstuk. Om welk vraagstuk dat ging en hoe het proces verliep? Dat lees je in deze blog.
Scroll to next section
Een oplossing met resultaat op strategisch, inhoudelijk en praktisch niveau.
Mantelaar in een notendop
Mantelaar is een bedrijf dat dagelijks hét verschil maakt voor honderden zorgvragers verspreid door heel Nederland. Zorgvragers zijn bijvoorbeeld mensen met dementie of een handicap. Mantelaar werkt samen met 700 (para)medische zorgstudenten die inzetbaar zijn voor verschillende soorten zorg, zoals mantelzorg, dementiezorg, respijtzorg en nachtzorg. De zorgstudenten die werkzaam zijn bij Mantelaar, ook wel mantelaars genoemd, worden gekoppeld aan een mantelzorger en de bijbehorende zorgvrager (degene voor wie gezorgd wordt). De mantelaar ondersteunt de mantelzorger waar nodig en ontlast hem of haar in verschillende (zorg)taken, zodat de mantelzorger even op adem kan komen. Mantelaar maakt het op deze manier mogelijk voor zorgbehoevende mensen om langer en gelukkiger thuis te blijven wonen, én de mantelzorger te ontlasten waar mogelijk. Kortom: belangrijk werk dat hard nodig is.
Al werkende leren met de Mantelaar Academy
Binnen Mantelaar is een Academy opgericht voor de zorgstudenten. Deze Academy is in app-vorm beschikbaar op basis van het Microlearning platform Primio. Het maakt werkplekleren en het doorlopen van een leertraject zeer toegankelijk voor de studenten. Zo zijn er diverse modules beschikbaar waarmee de studenten zich verdiepen in thema’s die zij interessant vinden. Als een student zo’n module succesvol doorloopt, dan zijn zij meer bekwaam en vaardig in een bepaald vakgebied. In de praktijk betekent dit dat ze breder inzetbaar zijn en tegelijkertijd specialistischer te werk kunnen gaan. Hun opgedane kennis passen ze bovendien direct toe in de praktijk op hun werkplek. Win-win voor zowel de student als de zorgvrager dus! Bovendien heeft Mantelaar de sollicitatie- en onboardingprocessen van een nieuwe student ondergebracht in de Academy app, via de koppeling van Harmonizer. Dit draagt nog meer bij aan het creëren van de Mantelaar ‘experience’ . Ook biedt Mantelaar live masterclasses aan de studenten aan via de app. Zo faciliteert Mantelaar de studenten middels een blended learning proces..
Het probleem in de praktijk
In de praktijk liep Mantelaar echter tegen een groot probleem aan. Alle voortgang die een student maakte in de Academy app moest namelijk handmatig overgezet worden in alle andere systemen, zoals het CRM-systeem, Marketing Automation programma en het e-mailplatform. Dat was natuurlijk zeer onhandig, want het handmatig overzetten van data is zeer foutgevoelig, kost erg veel tijd en betekent natuurlijk dat er minder ruimte over is voor andere, belangrijke(re) taken. Bovendien moeten de salarissen van de studenten automatisch toegekend of verhoogd worden op basis van de voortgang die ze maken in de Academy app, maar die toekenning of verhoging werd pas doorgevoerd nadat de voortgang handmatig was overgezet. Eer dat gebeurd was, ging er alweer veel tijd overheen. Kortom: niet praktisch, niet schaalbaar en niet fijn voor de studenten.
Weg met handwerk
Mantelaar besloot hier verandering in te brengen en klopte bij Harmonizer aan. De concrete hulpvraag was om een koppeling te realiseren tussen het Microlearning platform Primio (Primio.app) en het ERP systeem Interleave, zodat interne processen geautomatiseerd zouden worden. Voor Mantelaar was het belangrijk dat het backoffice personeel geen tijd meer hoefde te besteden aan handmatig werk, zoals het aanmaken van accounts in Primio en het verwerken van behaalde resultaten in Interleave. Zo gezegd, zo gedaan. Met de gemaakte koppeling hebben wij dit proces grotendeels weten te automatiseren en zodoende niet alleen een tijdsbesparing in de backoffice gerealiseerd, maar ook positief bijgedragen aan de 'employee experience'. Alle voortgang en ingevoerde informatie in de Academy app wordt nu namelijk binnen 15 minuten doorgegeven aan de andere gekoppelde systemen. Lang wachten tot de informatie op haar plek staat of het moeten corrigeren van fouten is nu verleden tijd.
Het proces: functioneel, betaalbaar en servicegericht
Vanuit Harmonizer zijn we natuurlijk altijd benieuwd naar de ervaring van klanten, evenals mogelijke feedback. We vroegen deze feedback dan ook aan Milko, Head of Mantelaar Academy, met wie we nauw hebben samengewerkt. Milko vertelde het volgende: “De integratie verliep heel prettig. Ik heb het contact met Harmonizer als bijzonder goed ervaren. Er was een hoog niveau van servicegerichtheid, Guido was bijvoorbeeld altijd bereikbaar en wilde altijd meekijken of feedback geven als dat nodig was. In die zin was Harmonizer dan ook een sparringpartner voor me, met wie ik kon sparren over wat wel of juist niet een goed idee was voor de Academy. Ik heb het Harmonizer-team heel hoog zitten wat betreft kennis en kunde. En ja, natuurlijk zou ik ze aanraden bij anderen. De snelheid, servicegerichtheid, betaalbaarheid en de uiteindelijke functionaliteit van de koppeling hebben mij groot voorstander van Harmonizer gemaakt!”
Als we Milko vragen wat de koppeling in de praktijk heeft opgeleverd, dan is hij daar duidelijk over: “Het handwerk is er eindelijk uit, het systeem is minder foutgevoelig, personeel kan zich nu op andere taken richten én de student maakt graag gebruik van de Academy app, wat voor ons vanuit strategisch oogpunt zeer welkom is.”
En… het kan natuurlijk áltijd beter
Voor ons als Harmonizer was deze case bijzonder leerzaam. Dit was namelijk ons eerste gezamenlijke project met onze partner Primio en dat gaf ons de kans om veel te weten te komen over de applicatie. Ook konden we gezamenlijk waardevolle verbeteringen toevoegen (in zowel Primio als Harmonizer). Inmiddels zijn we samen met Primio bezig met 2 tot 3 andere projecten om vergelijkbare integraties te realiseren als die bij Mantelaar. Voor ons heeft het project dus ook veel waarde toegevoegd in de partnership die nu echt vorm begint te krijgen.
Beter kan het altijd, als het aan ons ligt. Als we specifiek kijken naar de lessons learned, dan hebben die vooral betrekking op de tijdsduur van de integratie. Die was iets langer dan aanvankelijk gepland. Gelukkig gaf Mantelaar ons het volste vertrouwen. We zijn blij dat we echt samen tot een werkbare, duurzame oplossing zijn gekomen.
Ben je benieuwd naar alle ins en outs omtrent systeemintegratie? Bekijk dan ons artikel waarin we je meenemen in de wereld van systemen koppelen.