WAAROM MAATWERK BETER IS DAN GESTANDAARDISEERD WERK

Hieronder delen we een verhaal van een klant, dat op maat gemaakte integraties illustreert: bottomline is dat we in ons werk en in de tech (start-up) sector veel pleitbezorgers en bedrijven tegenkomen die standaardisatie als de heilige graal voor alles zien. Een van de redenen hiervoor is natuurlijk dat standaardisatie alles sneller maakt, wat weer helpt om de op hoog tempo draaiende wereld van vandaag te dag bij te blijven benen. Maar...

De werkelijkheid is vaak rommelig en ingewikkeld

Wat doe je als je wordt geconfronteerd met een onvolmaakte realiteit die zich niet leent voor een standaardbenadering van de ene klant naar de andere? Feit is dat veel bedrijven nu eenmaal niet perfect georganiseerd zijn – denk aan hun processen en de inrichting van hun IT. Dingen groeien immers organisch, en vaak niet volgens een vastomlijnd plan.

Soms zien we spanning ontstaan, als men deze onvolmaakte, ongeorganiseerde processen in een gestandaardiseerde aanpak wil duwen. Het kan enigszins werken, en aan de oppervlakte lijkt het zelfs een verbetering. Maar is dit wel het beste wat we voor de klant kunnen doen? Of is er een betere manier?

In deze blog pleiten we voor “standaardisatie op maat” - via het verhaal van Kind & Co.

Op maat gemaakte HR-automatisering voor Kind & Co

Kind & Co is een grote organisatie die kinderdagverblijven in Nederland bezit. In de centra werken veel vaste en tijdelijke medewerkers. Als gevolg van hun core business in het werken met kinderen, is het onboarden van nieuwe medewerkers een proces dat veel structuur, precisie en controle vereist. Daarom wilde Kind & Co graag automatisering verkennen als onderdeel van het onboarding proces, om zo HR-medewerkers te ontlasten van veel van deze complexiteiten.

Bovendien was dit project in overeenstemming met hun algemene doel om synergieën te creëren, door veel centra gelijktijdig te runnen en tegelijkertijd de financiële prestaties te verbeteren.

Voordat we de details induiken, staat deze op maat gemaakte aanpak niet gelijk aan een langdurig proces. Onderstaande is binnen slechts één maand gerealiseerd. We hebben ook niet veel tijd van de klant nodig gehad en in dit geval werkten we rechtstreeks samen met de (AFAS)-consultants voor de meeste informatie die we nodig hadden om dingen op te zetten.

Geautomatiseerde onboarding door het kandidaten volgsysteem te koppelen aan het HR-systeem

Toen Kind & Co voor Emply koos als hun nieuwe systeem voor het volgen van sollicitanten, bood dit de perfecte gelegenheid om het automatiseringsproject te starten, aangezien Emply een open API en geavanceerde functionaliteit voor procesautomatisering biedt. Zij hadden AFAS al als HR-systeem.

De eerste stap in het proces was het realiseren van een eenvoudige koppeling tussen Emply en AFAS. Dit om de organisatiestructuur en andere stamgegevens in Emply te kopiëren en up-to-date te houden, met als doel de rekrutering langs de gepaste Kind & Co-structuren te organiseren. Hierdoor konden vacatures worden gekoppeld aan de juiste kostenplaats en verantwoordelijken binnen de Kind & Co-organisatie. In dit stadium kan een HR-medewerker een titel en andere verrijkende informatie toe te voegen, voordat de vacature op vacature websites wordt gepubliceerd.

Na deze eerste stap bestond de volgende fase uit het automatiseren van het end-to-end HR-proces voor het vinden en onboarden van nieuwe medewerkers.

...Alweer?

Als je meer van onze blogs hebt gelezen, vraag je je waarschijnlijk af waarom we een soortgelijke use case beschrijven als die waar we eerder over hebben geblogd. Met deze specifieke case illustreren we hoe geen van onze klanten een one-size-fits-all-benadering volgt. Onderstaand verhaal laat zien hoe Kind & Co een andere aanpak nodig had om tot een optimaal resultaat te komen.

Het meest waardevolle onderdeel

Wanneer een kandidaat in Emply is gemarkeerd als 'overgaan tot aanname', komt het meest waardevolle onderdeel van de integratieservice in actie. Harmonizer stuurt de kandidaat een inschrijvingsformulier en controleert of de kandidaat dit terugstuurt, met bijbehorende bijlagen, zodat bepaalde screeningsprocedures gestart worden. Geen menselijke handeling of tussenkomst meer nodig!

De HR-medewerker kan vervolgens andere informatie toevoegen die voor de functie van toepassing is en een laatste controle uitvoeren op de juistheid en volledigheid van de informatie. Zodra de HR-medewerker de status van de kandidaat verandert in ‘aangenomen’, haalt Harmonizer alle relevante informatie uit Emply en maakt een nieuw record aan in AFAS voor de nieuwe medewerker.

Bedrijfsregels op maat

Nogmaals, hier is het zo belangrijk dat de automatisering/integratie flexibel is en niet standaard, om te zo aan te sluiten op de flexibiliteit van het bestemmingssysteem. Omdat AFAS op zoveel verschillende manieren kan worden ingezet, moest Harmonizer precies begrijpen hoe het proces in elkaar zat voor Kind & Co. Er is een aantal bedrijfsregels om ervoor te zorgen dat de informatie correct in AFAS wordt verwerkt. Deze bedrijfsregels zullen van organisatie tot organisatie verschillen, vanwege de mate van maatwerk die binnen AFAS voorkomt.

De basisstappen bestaan uiteraard uit het aanmaken van de persoonlijke gegevens, het toevoegen van eventuele relevante documenten en het opstarten van de AFAS-workflow om het onboarding proces te voltooien. Er komen echter al snel veel vragen op zoals:

• Welke informatie neem je op?

• Hoe ga je om met personen die voorheen in Emply stonden ingeschreven / in het verleden bij Kind & Co hebben gewerkt? Welke validatie is nodig op de gegevens voordat deze kunnen worden gesynchroniseerd?

• De antwoorden hangen allemaal af van de exacte configuraties van de AFAS-applicatie.

Ook al hebben we op dit moment een handjevol klanten zoals Kind & Co die Harmonizer gebruiken voor automatisering tussen Emply en AFAS, geen van hen heeft precies dezelfde flow. De reden hiervoor is dat ze verschillende bedrijfsprocessen hebben, en dus verschillende systeemarchitecturen en manieren waarop deze systemen voor hen werken.

Conclusie

Standaardisatie is mooi, maar in de praktijk vaak beperkend voor grotere organisaties met complexe processen. Misschien leven we ooit in een wereld waarin applicaties zeer complexe logica aankunnen en tegelijkertijd gestandaardiseerd zijn. Maar tot dat moment is er Harmonizer om met complexiteiten om te gaan en standaardaanpak zo aan te passen dat bedrijfsprocessen optimaal worden geautomatiseerd!