Een waardevolle case study: Stichting 113

In deze blog delen we een korte case study met je, over het creëren van waarde, en hoe het per bedrijf enorm kan verschillen wat waarde eigenlijk precies is.

Allereerst: wat maakt iets waardevol?

Voor sommige klanten betekent een waardevolle systeemintegratie of -koppeling dat deze complexe bedrijfslogica, custom fields, transformaties en legacy-endpoints bevat. Voor andere klanten is het oplossen van een eenvoudig provisioning-probleem met een grondige ‘voorjaarsschoonmaak’ erbij – tegen een fijne prijs – precies wat ze zoeken in een waardevolle integratie. Voor ons maakt het echter geen verschil: zolang wij een klant kunnen helpen met het creëren van waarde, zijn we blij!

Stichting 113

Stichting 113 is een Nederlandse zelfmoordpreventielijn. De organisatie liep tegen veelvoorkomende uitdagingen van een liefdadigheidsorganisatie en stichting aan: hoe werken we zo efficiënt mogelijk en maximaliseren we de middelen die we beschikbaar hebben? Zo moet bijvoorbeeld het geld dat binnenkomt vooral naar de preventie van zelfmoord gaan, en niet naar dure software of arbeidsintensieve backoffice processen. Daarnaast besteedt Stichting 113 een deel van de ICT ondersteunende functies uit. Dit maakt dat ze strategisch moeten nadenken over beslissingen rondom de werklast, aangezien de kosten anders dramatisch kunnen stijgen…

Onze partner Fellow Digitals levert Stichting 113 een interactief intranet genaamd Viadesk, om zo de (digitale) samenwerking en werknemerservaring te verbeteren. Viadesk fungeert daarnaast als kennisbank, waarmee alle medewerkers toegang hebben tot de informatie en bronnen die ze nodig hebben. Stichting 113 gebruikt Viadesk nu al een aantal jaar naar tevredenheid en met groot succes. Toen Fellow Digitals ontdekte dat het de externe IT-provider zeer veel kostbare tijd kostte om een nieuwe gebruiker aan te maken en de gebruikersgroepen binnen in Viadesk te onderhouden, hebben ze Harmonizer aanbevolen bij Stichting 113. Ook bleek niet iedereen in de organisatie een Viadesk account te hebben en waren er nog tal van andere uitdagingen die opgelost moesten worden.

Waardecreatie: het plan

Het opzetten van dit type provisioning-integratie is voor ons redelijk standaard werk. We hadden dus niet veel tijd nodig om met een kosteneffectieve oplossing te komen voor Stichting 113. Na hun goedkeuring kon de implementatie al binnen een week plaatsvinden. We hadden toegang nodig tot de up-to-date Active Directory van Stichting 113, om aan de integratie-eisen te voldoen en om de verschillende activiteiten op te baseren. Met ‘Active Directory’ bedoelen we de lijst van actieve medewerkers die Stichting 113 bezit. Deze Active Directory dient daarmee ook als ‘master dataset’ van gebruikers in de ICT-omgeving van de organisatie. Het plan vanuit Harmonizer was om de Active Directory te gebruiken, om zo in één keer alle accounts die nog niet bestonden aan te maken én tegelijkertijd accounts te verwijderen die niet meer nodig waren. Niet alleen voor nu, maar ook voor later, naarmate de organisatie groeit en meer accounts nodig zijn of juist stopgezet moeten worden. Harmonizer zorgde voor accounts van echt bestaande medewerkers (in tegenstelling tot systeemaccounts, testaccounts of andere accounts die niet zijn ingesteld voor echte werknemers). Dit om te voorkomen dat er onnodig accounts worden aangemaakt in Viadesk. Om uitbestede tijd zoveel mogelijk te beperken, hebben we Stichting 113 voorgesteld om de gebruikersgerelateerde rechten rechtstreeks in Viadesk te groeperen (gebaseerd op de groepen van de Active Directory). Daardoor is er minder tijd nodig voor het inrichten van gebruikers(omgeving), aangezien een computer het werk nu – goedkoper en foutloos – kan overnemen.

De bron en een voorjaarsschoonmaak

Stichting 113 keurde ons plan goed en we begonnen met het uitwerken van het concept. Het werd al snel duidelijk dat de Active Directory een flinke ‘voorjaarsschoonmaak’ nodig had, voordat we de integratie konden laten werken. Zo bleek dat verschillende medewerkers in de active directory nog geen account bij Viadesk hadden, terwijl ze die wél nodig hadden. Identificatie was dus nog niet mogelijk. Bovendien was het beheren van de gebruikersgroepen niet voldoende mogelijk, wat ertoe zou leiden dat de integratie weinig tot geen zinvol gebruik kon maken van de data, laat staan dat de integratie waarde kon gaan creëren in een downstream systeem.

Nadat we hierover gespard hadden met het management van Stichting 113, zegden ze toe om parallel een klein project op te zetten voor het oplossen van deze problemen. Niet alleen voor de integratie zelf, maar ook vanwege en vanuit een breed ‘best practice’ perspectief.

We begonnen de schoonmaak door Stichting 113 te assisteren bij het uitvoeren van een FIT-GAP-analyse voor hun Active Directory en bestaande accounts in Viadesk. De ene applicatie bevatte twee keer zoveel gebruikers als de andere, dus dit was een vrij intensieve taak. Vooral omdat in beide applicaties gebruikers ontbraken.

Uiteindelijk resulteerde de analyse in de onderstaande gebruikersgroepen (of ‘buckets’):

• Gebruikers die in de Active Directory bestonden, maar niet in Viadesk. Een account in Viadesk was wel nodig.
• Gebruikers die in de Active Directory bestonden, maar niet in Viadesk. Een account in Viadesk was niet nodig.
• Gebruikers die in Viadesk bestonden, maar niet in de Active Directory. Een account in de Active Directory was wel nodig.
• Gebruikers die in Viadesk bestonden, maar niet in de Active Directory. Een account in de Active Directory was niet nodig.
• Niet-overeenkomende gebruikers tussen zowel Viadesk als de Active Directory, bijvoorbeeld dezelfde persoon die geregistreerd stond in beide applicaties met verschillende e-mailadressen.

De volgende stap bestond uit het automatisch creëren van gebruikersgroepen, gebaseerd op de rollen en afdelingen waartoe gebruikers behoren. Voorbeeld: een HR medewerker behoort tot bepaalde groepen, en dit een medewerker met een andere rol behoort toe en andere groep. Ook het onderhoud van deze groepen hebben we geautomatiseerd.

Het resultaat van dit project is dat er nu een duidelijke bron van waarheid is over gebruikers en rechten, met als doel om rapportages te kunnen maken. Het is ook een handige tool om gebruikerstoegang te verlenen tot alle applicaties in de IT-omgeving van Stichting 113.

De ervaring vanuit Stichting 113: Matthias vertelt

Matthias, de systeembeheerder van Stichting 113, is zo vriendelijk geweest om zijn mening te geven over ons gezamenlijke integratieproject. Hij vertelt:

“Viadesk is onze intranettoepassing. We hadden al een tijdje problemen met het aanmaken en onderhouden van gebruikersaccounts. Viadesk raadde ons aan om eens met het Harmonizer-team te praten. Zo gezegd, zo gedaan…

Al vanaf de eerste ontmoeting met Guido en het team had ik er een goed gevoel bij. Niet alleen wat betreft de technische oplossing die ze hadden, maar ook wat betreft de meer brede, holistische benadering van waaruit ze ons probleem aanpakten. Guido kwam over als een zeer ervaren professional op het gebied van integraties en koppelingen. We voelden gelijk dat we in goede handen waren! Dit was voor ons heel erg belangrijk, omdat een grote systeemverandering – ook al is deze minder zichtbaar – voor heel grote problemen kan zorgen als het misgaat. Guido en het team hebben altijd al mijn vragen beantwoord en eventuele zorgen die er waren gelijk weggenomen. Ze waren proactief en hebben echt laten zien waartoe ze in staat zijn, gedurende het hele project. Nu onze integratie opgezet en actief is, ben ik niet meer bezig met het aanmaken van gebruikersaccounts, het bijwerken ervan en het verwijderen van oude accounts! Het gebeurt allemaal automatisch, achter de schermen. Ik kan Harmonizer in dit opzicht niet sterk genoeg aanbevelen.”

De ervaring vanuit Harmonizer: Guido vertelt

Guido: “We vonden het ontzettend leuk om met Stichting 113 te werken. Vooral omdat we voor hen echt een duidelijk merkbaar verschil hebben kunnen maken. Aan het einde van de rit was de Active Directory brandschoon en bood de groepsadministratie duidelijke richtlijnen aan Harmonizer wat betreft gebruikers en welke rechten ze in Viadesk zouden moeten krijgen. Vanaf toen was het een fluitje van een cent om de integratie aan het werk te krijgen. Binnen een week was het Proof of Concept geaccepteerd en ging de integratie live. Voor Stichting 113 bespaart de integratie veel uitbestede IT-uitgaven. Zeker in een tijd waarin er door COVID-19 meer vraag naar hun diensten is dan ooit tevoren. Elke euro die ze kunnen gebruiken voor hun kerndiensten in plaats van uitbestede IT-uitgaven, is er één die telt. Bovendien is het onderhouden van gebruikerstoegang en -rechten in de hele organisatie een stuk eenvoudiger en meer geharmoniseerd (:)) geworden door de verbeterde staat van hun Active Directory.”

Bij Harmonizer zijn we heel blij met het resultaat: we hebben een liefdadigheidsorganisatie kunnen ontzorgen, zodat de integratie-uitdaging is opgelost, en dat tegen een zeer aantrekkelijke prijs. Precies zoals we het graag zien.

Foto door Toa Heftiba op Unsplash