Het spotten van koppelkansen

In de huidige informatie-gedreven wereld is het bijna een vaardigheid op zich: het ontdekken van plekken binnen de organisatie waar automatiseringen, integraties en koppelingen van toegevoegde waarde zijn. Het kan de organisatie veel opleveren, maar waar begin je? Waarom zou je überhaupt willen koppelen? En misschien wel het aller-belangrijkste: levert de geïnvesteerde moeite ook daadwerkelijk iets op? Graag nemen we je mee bij situaties die wellicht een antwoord vormen bij deze vraag.

Voor één van mijn recente projecten zitten we momenteel in een overgangsperiode waarbij ik dagelijks de informatie uit het ene systeem moet overnemen in het andere systeem. Persoonlijk merk ik dat zodra ik deze handelingen een tijdje uitvoer, ik uiteindelijk in een soort van trance terecht kom waarbij ik de handelingen bijna op de automatisch piloot kan uitvoeren. Het is op dit moment dat mijn gedachten afdwalen naar een plek met een groot bord en naarmate ik dichterbij kom zie ik eerst nog wazige letters op het bord. En met elke stap die ik zet worden de letters duidelijker leesbaar, net zolang totdat ik de vraag kan lezen: “Kan dit nou echt niet handiger?”. Voor mij is het bereiken van deze plek altijd een belangrijke motivator om rechtsomkeer te maken en op zoek te gaan naar het antwoord op deze vraag.

Redenen om systemen te koppelen

Als we praten over integratie of koppelen dan hebben we het het niet zozeer over het verbinden van twee of meer autonome systemen, maar eerder het op elkaar laten aansluiten van processen. Zo creeër je gestroomlijnde en geautomatiseerde processen. Er zijn talloze redenen te bedenken waarom iemand tot de conclusie kan komen dat het handig is processen beter op elkaar aan te laten sluiten, en dus systemen met elkaar te koppelen. Wel kun je al deze redenen scharen onder één van de volgende categorieën:

• Tijdsbesparing en efficiëntie; een proces dat frequent wordt uitgevoerd en steeds ook uit dezelfde stappen bestaat leent zich uitermate goed voor het automatiseren van de handelingen die uitgevoerd moeten worden. Door deze handelingen niet steeds handmatig uit te voeren zorg je ervoor dat de handelingen sneller en waar nodig vaker kunt uitvoeren. Dit levert een tijdwinst op bij de persoon die deze handelingen normaliter zou uitvoeren en hij/zij kan deze waardevolle tijd vervolgens besteden aan andere werkzaamheden.
• Verminderen foutgevoeligheid; waar menselijk handelen van toepassing is kunnen fouten worden gemaakt. Er zijn processen waarin een fout tot ongewenste consequenties kan leiden met financiële of imagoschade als gevolg. Om risico’s te beperken en voorspelbare uitkomsten te creëren kan het automatiseren van processen helpen. Met het automatiseren van een proces worden handelingen niet alleen steeds op dezelfde voorspelbare manier uitgevoerd, maar is het ook mogelijk om afwijkingen (lees: mogelijke fouten) vroegtijdig te detecteren.
• Integratie van verschillende processen; op verschillende niveaus binnen en tussen organisaties werken verschillende functionarissen met elkaar samen. Het kan bijzonder waardevol zijn om processen binnen een afdeling of team af te stemmen op de processen op andere plekken. Op deze manier is het mogelijk om andere actief te informeren of helpen bij werkzaamheden zodat zij deze nog beter of eenvoudiger kunnen uitvoeren. Momenten van ‘spotten’

Ondanks dat wij ons met Harmonizer dagelijks buigen over integratie en koppelvraagstukken beseffen wij heel goed dat een ander hier nauwelijks mee bezig is. Immers je bent met je eigen werk bezig en alle hectiek die dit met zich meebrengt (het is eigenlijk al een wonder dat je tijd hebt om dit blog te lezen ;)). Wij zien echter wel dat er specifieke momenten zijn binnen organisaties waarop er over koppelingen en integraties nagedacht wordt:

• Implementatie van een nieuwe werkwijze of een nieuw systeem; het moment waar wij zien dat mensen zich het meest bekommeren over koppelingen is zodra er een nieuw systeem wordt aangeschaft en/of een nieuwe werkwijze wordt geïmplementeerd. Dit is namelijk het moment waarop de vereisten van het nieuwe systeem/werkwijze kunnen worden vastgesteld. Vaak zie je dat dit binnen projecten wordt gerealiseerd en dat er dan ‘iemand’ is die ook de vraag stelt “Hoe gaan we dit systeem integreren binnen ons ICT-landschap?”, of “We moeten het nieuwe systeem wel koppelen aan deze bestaande systemen”.
• Procesoptimalisatie; in onze onophoudelijke zoektocht naar efficiënter, goedkoper en sneller werken is procesoptimalisatie een fenomeen waarbij bijna iedereen mee te maken heeft. Tot het sneller kunnen indienen van je Inkomstenbelasting tot aan het backup-en van je persoonlijke foto’s, iedereen is bezig om handelingen sneller uit te voeren om zo meer tijd over te houden voor zaken die je belangrijker vindt. Binnen organisaties is dit niet anders, gedachtegoed zoals LEAN, Scrum en Agile hebben als uitgangspunt dat je naar bestaande processen kijkt en deze optimaliseert. De implementatie van deze werkwijzen introduceren ook een continue kritische blik op bestaande processen en hoe deze kunnen worden verbeterd met automatisering.
• Innovatie; onder de vlag van innovatie proberen organisaties vaak nieuwe of verbeterde producten en diensten te ontwikkelen. Ook dit kan een goed moment zijn om ook direct te kijken naar hoe je deze innovaties zo efficiënt en succesvol mogelijk kunt implementeren.

Hoe identificeer je een goede kans?

Alles leuk en aardig, maar integreren en koppelen moet geen doel op zich zijn. En waarbij een integratie soms voor de hand ligt, zullen er meer situaties zijn waar koppelen helemaal geen meerwaarde biedt en/of de kosten niet opwegen tegen de baten. De volgende eenvoudige vragen helpen je om snel te bepalen of integratie toegevoegde waarde heeft:

1. Leent het desbetreffende proces zich voor automatisering? [Ja/Nee] (Zijn de handelingen repetitief? Worden de handelingen vaker volgens een vergelijkbaar patroon uitgevoerd?)
2. Levert de integratie een aanzienlijke tijd- of kostenbesparing op? [Ja/Nee] (Hoeveel tijd is iemand er nu mee kwijt? Kan de bespaarde tijd nuttiger besteed worden?)
3. Is de impact van eventuele fouten groot in het proces? [Ja/Nee] (Hoe groot is de kans op een (menselijke) fout? Hoeveel tijd/geld zou een fout of het herstellen hiervan kosten?)
4. Levert de integratie een grote toegevoegde waarde? [Ja/Nee] (Vergroot de koppeling het (werk)geluk van mensen of klanten? Hoeveel mensen zou je blij maken? Leidt het tot meer sales, minder kosten of hogere klanttevredenheid?)

Als je minimaal twee van de vier vragen kan beantwoorden met een “Ja”, dan is een integratie het overwegen waard :)

Wie schrijft die blijft

Een tip waarmee ik dit blog wil concluderen is dat je alle kansen en ideeën ook ergens noteert. Zaken die namelijk nu nog niet opportuun zijn kunnen dat over over een paar maanden opeens wel worden. Zelf houd ik op papier een lijstje bij van kansen die het onderzoeken waard zijn. Mocht jij nou tot deze laatste alinea van de blog zijn gekomen, dan allereerst dank voor je aandacht. Mocht jij zelf ook jouw ideeën aan papier willen toevertrouwen dan hebben wij een cool Harmonizer notitieboekje. Hebben? Stuur je naam+adres naar info@orangemason.com en dan sturen wij er een per post toe (note: je gegevens worden alleen gebruikt voor het opsturen van het pakketje en direct verwijderd)

Fotografie door Djedj