Everything about linking systems and applications

Wat betekent applicaties of systemen koppelen?

Een applicatie- of systeemkoppeling kan je zien als een stuk (zelfstandige) software, dat dient als technische verbinding tussen software(pakketten), systemen, applicaties, leveranciers en klanten. Zie het als een slim transportbedrijf dat op het juiste moment een product ophaalt, dit netjes verpakt in de bijbehorende doos en het via een beveiligde route zo snel en efficiënt mogelijk aflevert bij de juiste persoon. Het doel van de koppeling is om informatie digitaal over te brengen vanuit systeem A naar systeem B. Door dit te doen, maken we informatie beschikbaar voor de juiste persoon op het juiste moment, automatiseren we handmatige taken en voorkomen we fouten.

Bij Harmonizer specialiseren we ons in de uitwisseling van informatie tussen twee of meerdere systemen, door middel van de daarvoor beschikbare API’s die systemen tegenwoordig veel leveren.

Drie manieren om systemen met elkaar te koppelen

Globaal bestaan er drie manieren om systemen en applicaties met elkaar te koppelen. We zetten ze hieronder voor je op een rijtje.

Manier 1: applicaties koppelen met bestaande API-koppelingen

Een bestaande API-koppeling (of 'standaard koppeling') is de makkelijkste koppeling. Beide systemen begrijpen wat voor informatie in welk veld staat. En als je iets aanpast in het ene systeem, dan zorgt de koppeling ervoor dat er automatisch een wijziging of melding plaatsvindt in het andere systeem.

Je gebruikt bijvoorbeeld het systeem Monday voor je dagelijkse planningen en je wil graag automatisch mailtjes met reminders krijgen van je taken. Monday heeft standaard een koppeling met Gmail en Outlook ingebouwd, dus met één klik op de knop en het invullen van je e-mailadres krijg je voortaan automatisch meldingen per mail binnen van je taken die in Monday staan.

In de praktijk gebeurt het echter vaak dat er géén standaard koppeling beschikbaar is tussen de systemen die jij graag met elkaar wil verbinden. Dan kom je bij de volgende twee manieren uit.

Manier 2: applicaties koppelen via een developer of derde partij

Het kan dus gebeuren dat het platform dat je gebruikt geen koppeling ondersteunt tussen het platform zelf en het systeem dat je graag gekoppeld wil hebben. Je gebruikt bijvoorbeeld Monday en je wil graag mailtjes ontvangen op een verouderd mailsysteem.

In zo'n geval kan je bij een derde partij een programmeur inschakelen die zich verdiept in de materie, een script maakt en een koppeling opzet tussen Monday en het verouderde e-mailsysteem. Het grote voordeel hiervan is dat je helemaal zelf kunt aangeven wat je wil en dat je dat dan ook krijgt. Het nadeel is dat je allereerst een bedrag moet betalen voor de koppeling, en dat als er later iets wijzigt in één van de systemen, de koppeling niet meer werkt. Dat betekent dat je de programmeur dan weer moet inschakelen om de koppeling te repareren. In de praktijk kan dat erg prijzig en onhandig uitvallen als de programmeur bijvoorbeeld in een ander project zit en geen tijd heeft om jouw koppeling op te lossen. In zo geval ben je soms vele weken en euro's verder voordat je koppeling weer up and running is.

Manier 3: applicaties koppelen met een integratieplatform

De derde optie is koppelen via een integratieplatform. Dit lijkt enigszins op de vorige optie, alleen wordt de integratie dan ook als complete dienst aangeboden. Onderhoud en monitoring zitten dus inbegrepen. Harmonizer is zo'n integratieplatform, ook wel iPaaS genoemd: Integration Platform As A Service. Wij beschikken over een bibliotheek met connectoren en transformatoren, c.q. bouwblokjes, die we in kunnen zetten voor allerlei soorten koppelvraagstukken. Dankzij ons flexibele en modulaire systeem zijn we in staat om met die connectoren en transformatoren maatwerk te leveren. Het grote voordeel van de bibliotheek met bouwblokjes is dat als er iets verandert in bepaalde systemen, wij dit intern gelijk al verwerken. De klant merkt hier niets van en een wijziging in een systeem betekent dus niet dat de koppeling wekenlang plat ligt. Wij verwerken die veranderingen namelijk continu, zodat de koppeling ook continu optimaal functioneert.

• De snelheid waarmee de koppelingen gerealiseerd kunnen worden
• De hoge mate van betrouwbaarheid van alle bouwblokjes, omdat deze vaker worden gebruikt
• Monitoring en onderhoud kunnen voor een vast, laag bedrag worden aangeboden
• De doorontwikkeling van de ondersteuning voor alle systemen wordt continu gewaarborgd

Voorbeelden van applicatiekoppelingen in de praktijk

Maar hoe werkt zo'n koppeling dan precies in de praktijk? We geven je een aantal voorbeelden die je wellicht ook herkent, zodat het duidelijk voor je wordt.

Voorbeeld 1 van applicatiekoppeling: indiensttreding nieuwe medewerker

Stel dat er een nieuw personeelslid aangenomen is en deze moet geregistreerd worden in de personeelsadministratie. De HR-medewerker vult de voornaam, achternaam, het bsn-nummer en overige gegevens in en maakt een personeelsaccount aan voor de nieuwe medewerker.

Dankzij de koppeling leest Harmonizer de medewerkerslijst uit en ziet dat er een nieuw persoon in de lijst staat. Harmonizer pakt de persoonsgegevens op en stuurt automatisch opdrachten uit naar andere systemen: zo gaat er een opdracht naar het e-mailsysteem van het bedrijf om een zakelijk e-mailadres aan te maken. Hetzelfde gebeurt bij het intranetsysteem: de opdracht “maak een account aan” wordt automatisch naar het betreffende systeem gestuurd en het intranetaccount wordt aangemaakt. Ook wordt een toegangspasje geregeld met de juiste rechten erop, er wordt automatisch een welkomstbloemetje gestuurd naar de medewerker, de personeelsgegevens komen in de salarisadministratie terecht, enzovoorts. Allemaal taken die voorheen met de hand uitgevoerd moesten worden. En dat allemaal dankzij de verbinding tussen de personeelsadministratie, Harmonizer en de betrokken systemen die automatisch geactiveerd dan wel geüpdated worden.

Voorbeeld 2 van applicatiekoppeling: vacatures synchroniseren naar intranet

Stel, je wil dat de vacatures van jouw bedrijf voortaan automatisch naar het intranet worden gesynchroniseerd. Het kost je nu immers zeeën van tijd en die tijd steek je liever in andere zaken. Het gaat hier om een koppeling tussen het Applicant Tracking System (ATS) Recruitee en het intranetsysteem Harmonics. Dankzij deze koppeling zullen de vacatures vanuit het ATS naadloos synchroniseren met het intranet, waardoor gepubliceerde vacatures direct zichtbaar zijn voor medewerkers zonder dat daar handmatige stappen voor nodig zijn.

De koppeling moet er dus voor zorgen dat (aan de backend) vacatures vanuit Recruitee gelezen worden en weggeschreven worden binnen Harmonics. Dat gebeurt als volgt:

1. Periodiek (bijvoorbeeld elk uur of elke 15 minuten) wordt de API van Recruitee benaderd om te controleren of er nieuwe of gewijzigde vacatures zijn. Hierbij houdt Harmonizer, of het bedrijf dat de koppeling verzorgt, zelf een interne boekhouding bij van alle vacatures.
2. Als er sprake is van een nieuwe vacature, dan zal deze opgehaald worden en volgens een vooraf gedefinieerd sjabloon omgezet worden in een artikel of bijdrage. Deze bijdrage wordt opgeslagen binnen een vooraf afgesproken groep binnen Harmonics. Harmonizer, of het bedrijf dat de koppeling verzorgt, houdt de registratie bij van alle vacatures die via de koppeling zijn aangemaakt binnen het platform.
3. Als er een vacature gewijzigd is, dan wordt deze bijgewerkt binnen Harmonics. Op die manier is het mogelijk om tekstuele wijzigingen achteraf nog door te voeren binnen Recruitee en worden deze wijzigingen automatisch bijgewerkt in Harmonics.
4. Als een vacature gedepubliceerd is binnen Recruitee, dan herkent de koppeling dit en haalt deze de vacature weg binnen Harmonics.

In de frontend ziet de medewerker dat hij binnen systeem A een vacature heeft opgevoerd, die vervolgens (15 minuten later) opgemaakt op het intranet verschijnt. En dat allemaal dankzij de koppeling die in de backend opgezet is.

Voorbeeld 3 van applicatiekoppeling: automatische personeelsberichten

Vergelijkbare processen spelen zich af bij andere hulpvragen. Zo hebben we een koppeling gemaakt tussen het leerplatform van Mantelaar en hun interne CRM en marketingsysteem. Maar als je wil dat medewerkers een automatisch bericht krijgen dat hen eraan herinnert om hun uren te registreren, dan is dat ook te regelen. De koppeling wordt dan zo ingesteld dat rond het einde van de werkdag alle basisroosters van medewerkers opgehaald worden om zo te bepalen wie volgens de planning vandaag heeft gewerkt. Vervolgens wordt Scoro (projectplanning systeem) geraadpleegd om het reeds geregistreerde aantal uren van die dag op te halen, gevolgd door een gepersonaliseerd bericht aan de medewerker waarin staat dat hij of zij op dat moment nog niet 100% (of eventueel een eigen te bepalen drempel) van de werkbare uren heeft geregistreerd. Hierbij kan een bericht-template worden gebruikt (waarbij de dikgedrukte delen gepersonaliseerd worden). Dat ziet er dan zo uit:

“Hi Pepijn, this is your daily reminder to book your hours. I can see that at this point you have already registered 6 hours (80%) of your available hours today. Do you have more hours to register? Please do so before you go home using the following link: https://ourcompany.scoro.com/tasks/timesheet/view/abcdefghijklmnop. Many thanks and have a great evening!”

Dit bericht zal vervolgens onder het Zoom systeemaccount aan de medewerker via de chat worden afgeleverd. Op frontend niveau krijgen alle medewerkers dus dagelijks zo’n gepersonaliseerd bericht in hun chat binnen, dankzij de koppeling die in de backend loopt.

Wat zijn de grootste voordelen van applicaties en systemen koppelen?

De voordelen van het koppelen van systemen en applicaties zijn talloos. In de praktijk zien wij de volgende voordelen als zijnde de belangrijkste voor klanten:

• Tijdwinst: je doet meer met minder. Je neemt immers handmatige taken over en dus kun je je mensen elders inzetten, bijvoorbeeld voor strategische of servicegerichte taken. De koppeling van applicaties levert tijd op, aangezien alles heel veel sneller gaat dan wanneer je de taak aan mensen overlaat. En we weten allemaal: tijd is geld. Dus uiteindelijk levert de systeemkoppeling je ook nog meer geld op. Niet in de laatste plaats omdat er minder fouten gemaakt worden en er dus ook minder geïnvesteerd hoeft te worden in reparaties en oplossingen.
• Foutreductie: we noemden het zojuist al even. Door automatisch informatie tussen systemen uit te wisselen worden aanzienlijk minder fouten gemaakt. Dit verbetert de interne informatiestroom, stroomlijnt het proces, verhoogt de customer experience en het verlaagt de 'oplos kosten' van de fout.
• Faciliteren van nieuwe diensten: het koppelen van systemen biedt soms de mogelijkheid om nieuwe dienstverlening mogelijk te maken voor organisaties. Denk bijvoorbeeld aan het koppelen van WhatsApp Business aan je CRM, waardoor klanten nog eenvoudiger via een voor hen bekend kanaal contact kunnen opnemen, terwijl de beantwoording en afhandeling allemaal binnen intern reeds bekende en geïmplementeerde CRM- en servicedesk systemen gedaan kunnen worden.

Wat zijn de grootste uitdagingen op het gebied van applicaties of systemen?

Het koppelen van applicatiesystemen kan uitdagingen met zich meebrengen. De meest voorkomende uitdagingen vinden plaats op het gebied van veiligheid, business logica en onderhoud en monitoring.

• Veiligheid: hoe koppel je systemen aan elkaar en waarborg je de veiligheid? Met andere woorden, hoe zorg je ervoor dat informatie niet per ongeluk op straat komt te liggen?
• Business logica: het gebeurt regelmatig dat informatie uit het ene systeem nog niet direct geschikt is voor het andere systeem. De informatie moet dus omgezet worden. Er gaat veel tijd zitten in het goed uitdenken en inrichten van deze informatie-omzetting.
• Onderhoud en monitoring: het bouwen van de koppeling is één, maar om de koppeling stabiel en betrouwbaar te laten draaien… dat is nog best een uitdaging. Er moet periodiek onderhoud gepleegd worden en problemen moeten tijdig geïdentificeerd en opgelost worden om de boel draaiende te houden. Dat is vaker dan eens een uitdaging. Vanwege de snelheid in ontwikkelingen van softwarepakketten en de veranderende wensen van organisaties zien we dat steeds vaker actief onderhoud aan bestaande koppelingen gepleegd moet worden. Hiervoor zijn de juiste kennis, mankracht en infrastructuur nodig.

Welke categorieën applicaties en systemen bestaan er en kunnen ze allemaal aan elkaar gekoppeld worden?

Systemen en applicaties komen in alle soorten, maten en categorieën. Denk maar aan systemen die gericht zijn op het verbeteren van je HR-processen of systemen die de boekhouding een heel stuk makkelijker maken.

De meest voorkomende categorieën zijn als volgt*:

• Online advertenties
• AI & Machine Learning
• Analytics
• Online samenwerking en kennisuitwisseling
• CRM
• Database
• Document Management
• Websites & E-Commerce
• E-Learning
• Digitaal ondertekenen
• ERP
• Evenement management
• Bestandsuitwisseling en opslag
• Forms & Questionnaires
• Helpdesk
• Identity Management & Authentication
• IT Security
• Marketing en communicatie
• Operations en Workflow
• Financiële systemen en betalingen
• Productiviteit
• Project management
• HR & Recruitment
• Personeelsplanning
• HR Screening
• Social Media

* Zie ook de bijbehorende systemen en applicaties per categorie.

Vrijwel al deze systemen, uit alle categorieën, zijn met elkaar te koppelen. Harmonizer is een Cloud-dienst en draait dus in de Cloud op het internet. Voordeel daarvan is dat we makkelijk koppelen met andere clouddiensten (wat vandaag de dag het grootste deel van de applicaties is). Bij Cloud-applicaties is vaak al nagedacht over de ‘koppelbaarheid’ en een API is vaak een standaard onderdeel van de mogelijkheden.

On-premise en Legacy systemen

Er bestaan ook zogeheten on-premise en Legacy systemen. Dit zijn softwarepakketten die binnen de muren van een organisatie draaien. Tot zo'n 5 jaar geleden werd dit gezien als de veiligste manier om software te draaien, maar tegenwoordig wordt de voorkeur gegeven aan de cloud technologie. Dit levert namelijk minder beheerlast op en biedt een hogere mate van betrouwbaarheid.

In de praktijk wil het nog weleens gebeuren dat bedrijven bij ons komen met oudere systemen. Het koppelen van die systemen is dan wat uitdagender, omdat wij als externe clouddienst toegang moeten krijgen tot het interne netwerk. Dat is echter niet altijd direct nodig. Vaak zijn er alternatieve oplossingen mogelijk, waarbij informatie toegestuurd wordt of geëxporteerd wordt aangeboden op een andere locatie die wel in de cloud staat, waardoor het koppelen van Legacy systemen aan nieuwere Cloud-systemen alsnog mogelijk wordt.

Welke systeemkoppelingen worden het meest aangevraagd?

Zoals we eerder in dit artikel al noemden, zijn alle systemen met elkaar te koppelen. Uiteraard bestaan er koppelingen tussen systemen die populair zijn bij vrijwel elk bedrijf. Hieronder beschrijven we de belangrijkste typen koppelingen die we in de praktijk zien.

• HR-koppelingen: dit is een koppeling waarbij gegevens van medewerkers tussen systemen uitgewisseld worden. Voorbeeld: het in dienst treden van een nieuwe medewerker waarbij gegevens van een ATS-systeem naar het HR-Core systeem verplaatst moeten worden.
• Communicatie koppelingen: we zien veel vraag naar het koppelen van een chatdienst, zoals WhatsApp, aan interne communicatie tools als Microsoft Teams, en ook aan CRM-systemen. Voorbeeld: WhatsApp wordt gekoppeld aan een Recruitsysteem, zodat mensen voortaan ook via WhatsApp kunnen solliciteren.
• Provisioning koppelingen: via een deel van onze partners krijgen we vaker de vraag om accountgegevens uit een bronsysteem (bijvoorbeeld een HR-systeem of accountsysteem waarin alle medewerkers staan) te gebruiken om vervolgens automatisch accounts aan te maken in andere softwarepakketten. Voorbeeld: als je in dienst komt, wordt automatisch een account voor het Intranet aangemaakt.

Voor wie is het koppelen van systemen geschikt?

In de praktijk zien wij dat het eerder regel dan uitzondering is dat een bedrijf vroeg of laat een koppelvraagstuk heeft. Zeker bij bedrijven van meer dan 50 personeelsleden is het relevant om tijdig te gaan koppelen, omdat het bijdraagt aan efficiënte procesvoering. Maar ook voor kleinere bedrijven kan het echt al snel veel opleveren om bepaalde systemen met elkaar te koppelen en workflows te automatiseren.

Systeemkoppeling als onderdeel van procesautomatisering

Het koppelen van systemen of applicaties is onderdeel van een groter geheel: procesautomatisering. Dit houdt in dat je complete processen automatiseert en daarmee optimaliseert, met als doel om tijd, geld en energie te besparen. Ben je benieuwd naar de mogelijkheden en voordelen van procesautomatisering voor jouw bedrijf? Lees dan ook ons artikel over het belang van procesautomatisering.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij bedrijven die zelf applicaties koppelen?

Sommige bedrijven kiezen ervoor zelf aan de knoppen te draaien en systemen en applicaties aan elkaar te koppelen. Voor wie de juiste know-how en tools in huis heeft, is dat geen probleem. Alleen fouten liggen op de loer als je zelf een koppeling ontwikkelt en die vervolgens niet voldoende onderhoudt. Dan zal de koppeling uiteindelijk niet meer doen wat hij moet doen, foutgevoelig worden of je helemaal in de steek laten of belangrijke momenten.

Zijn jouw systemen al gekoppeld?

Ben je na het lezen van dit artikel enthousiast geworden over systeemkoppeling en ben je benieuwd wat het voor jouw bedrijf zou kunnen betekenen? We voorzien je graag van gratis en vrijblijvend advies! Laat je gegevens achter via onze contactpagina en we komen zo snel mogelijk bij je terug.